En este artículo analizarás, paso a paso, cómo preparar tu software de facturación y tu ERP para cumplir con VeriFactu y con la norma conocida como Ley Crea y Crece para pymes, qué implicaciones técnicas y organizativas tiene la transición, y por qué la existencia de una ley antifraude y medidas como el fichaje obligatorio son relevantes para la salud fiscal y operativa de las empresas.
Índice de contenido
Resumen ejecutivo
- Objetivo: guiar a responsables técnicos y gestores de pymes en la adaptación de sus sistemas de facturación al nuevo marco legal y técnico (VeriFactu y Ley Crea y Crece).
- Resultado esperado: un plan de trabajo con prioridades técnicas, cambios funcionales, pruebas, y recomendaciones de despliegue.
Contexto legal y técnico esencial
Qué es VeriFactu
VeriFactu designa el conjunto de requisitos técnicos y operativos definidos para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) con el objetivo de garantizar la integridad, trazabilidad y autenticidad de las facturas emitidas y recibidas por empresas y autónomos en España.
La Agencia Tributaria mantiene documentación técnica, herramientas y guías oficiales sobre VeriFactu y los SIF, incluyendo una aplicación de consulta y asistencia para el cumplimiento técnico y el intercambio seguro de registros.
Qué es la Ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece impulsa la digitalización de las relaciones comerciales entre empresas y autónomos estableciendo la obligación de emitir y, en algunos casos, recibir facturas en formato electrónico, con plazos escalonados según volumen y obligaciones específicas pensadas para favorecer la liquidez y reducir la morosidad en las pymes.
La Ley Antifraude complementa estos desarrollos imponiendo requisitos sobre la trazabilidad y registro de facturas y programas de facturación para reducir el fraude fiscal; VeriFactu deriva directamente de esa voluntad regulatoria para asegurar controles técnicos sobre los SIF.
Fichaje obligatorio y su relación con la facturación
El registro horario obligatorio (fichaje) forma parte del paquete normativo que busca mayor trazabilidad en la gestión empresarial y en el uso del tiempo de trabajo; aunque es una normativa laboral, comparte la lógica de transparencia y registro que sustenta la Ley Antifraude y los sistemas de facturación verificable.
Por qué importa una ley antifraude y la digitalización de facturas
- Transparencia fiscal y menor economía sumergida: La integración de estándares técnicos reduce oportunidades para modificar registros contables y facilita la detección de inconsistencias por parte de la Administración.
- Mejoras en tesorería y reducción de morosidad: La obligación de facturación electrónica entre empresas acorta tiempos administrativos y facilita procesos de conciliación y cobro, objetivo central de la Ley Crea y Crece para pymes.
- Seguridad jurídica y automatización: Sistemas que garantizan integridad y firma, respaldan procesos legales y permiten automatizar cumplimientos tributarios evitando sanciones por falta de conservación o alteración de registros.
- Cultura de cumplimiento: Fichaje, facturación electrónica y verificación técnica fomentan controles internos y prácticas empresariales orientadas a la trazabilidad y la auditoría interna.
Diagnóstico previo y checklist técnico antes de empezar
Antes de modificar código o adquirir servicios, realiza un autodiagnóstico de tu situación actual. Evalúa estos elementos y priorízalos según riesgo y esfuerzo.
- Inventario de sistemas: lista de módulos, APIs, RFCs y puntos de emisión de facturas.
- Formatos actuales: tipos de documentos (XML, PDF, EDI), esquemas de datos y metadatos.
- Integraciones con terceros: bancos, plataformas de cobro, marketplaces, software contable externo.
- Requerimientos no funcionales: disponibilidad, cifrado en tránsito y reposo, trazabilidad de eventos.
- Gobernanza y control de cambios: quién firma cambios, procedimientos de despliegue, rollback.
- Conservación y accesos: políticas de retención y cómo responder a requerimientos de la AEAT.
Clasifica cada elemento como Crítico, Importante, o Conveniente y prepara un roadmap con hitos y responsables.
Pasos concretos para adaptar tu software de facturación
1. Comprender los requisitos funcionales y técnicos
- Incorporar el concepto de registro de facturación verificable: cada invoice debe incluir metadatos que permitan su trazabilidad y comprobación de integridad según los criterios del reglamento y la guía de la AEAT.
- Implementar sellados o firmas digitales y conservar información de eventos relevantes (emisión, modificación, envío, aceptación) con sello temporal cuando sea aplicable.
- Garantizar la imposibilidad de alterar el histórico de facturas o, si hay cambios, registrar claramente las versiones y la razón del cambio.
Cita técnica práctica: revisa la Guía de la AEAT sobre SIF y VeriFactu para conocer las especificaciones de los registros y el plan de pruebas recomendado.
2. Arquitectura y diseño del sistema
- Diseña una capa de abstracción para la facturación que separe: generación de documentos, persistencia, transporte a terceros (clientes, administraciones) y registros de auditoría.
- Añade un servicio de trazabilidad que registre eventos inmutables (append-only) en una base de datos optimizada para consultas forenses.
- Evalúa el almacenamiento en formatos abiertos y estandarizados (por ejemplo XML JSON con schemas oficiales) para facilitar interoperabilidad con proveedores y con la AEAT.
3. Cambios en la emisión y recepción de facturas
- Emisión: incluye en la factura los metadatos exigidos (identificadores únicos, hashes, fecha y hora de emisión, referencia de software de facturación y su versión) y genera una prueba de integridad digital.
- Recepción: valida la integridad y el origen de facturas entrantes; implementa filtros automáticos para descartar facturas con firma inválida o con metadatos inconsistentes.
- Conectores: incorpora adaptadores para consumir las API oficiales o pasar por intermediarios autorizados cuando se requiera.
4. Integración con la AEAT y herramientas de terceros
- Prueba la interoperabilidad con la aplicación gratuita o con APIs que la AEAT publique para consultar registros y validar envíos.
- Valora soluciones de mercado (APIs de integradores como Wolters Kluwer, Conectia o proveedores SaaS que ya ofrecen adaptaciones a VeriFactu) para acortar tiempo de cumplimiento y externalizar mantenimiento de la capa regulatoria.
5. Seguridad y cumplimiento de datos
- Cifra datos sensibles en reposo y en tránsito; aplica control de accesos basado en roles y auditoría detallada de accesos y cambios.
- Implementa mecanismos de backup inmutables y verifica periodicamente la capacidad de restauración de registros con integridad intacta.
- Mantén un inventario de dependencias y parches de seguridad para evitar vulnerabilidades que permitan manipular registros.
6. Pruebas, validación y despliegue
- Define una batería de pruebas funcionales y de integración para cubrir: emisión, modificación, anulación, exportación de registros y consulta ante la AEAT.
- Realiza pruebas de carga para validar escalabilidad y latencia al generar o enviar grandes volúmenes de facturas.
- Implementa un entorno de staging que replique la interacción con la AEAT o con los integradores y ejecuta pruebas de extremo a extremo antes de producción.
Requerimientos organizativos y procesos operativos
- Documenta y comunica los cambios al equipo contable y comercial; forma a responsables en procedimientos de emisión, validación y conservación.
- Revisa contratos con clientes y proveedores para acordar formatos y canales de intercambio de facturas electrónicas.
- Establece SLAs internos para emisión, respuesta a incidencias y entrega de registros ante inspecciones fiscales.
- Define responsables legales y técnicos para responder consultas de la AEAT sobre la integridad de los SIF.
Opciones de implementación: desarrollar vs integrar
Desarrollar internamente
- Ventajas: control total y adaptaciones específicas al negocio.
- Riesgos: coste de desarrollo y mantenimiento, necesidad de experto legal-tecnológico para mantener conformidad.
- Recomendación: viable para empresas con equipos técnicos maduros y volumen de facturación alto.
Integrar soluciones de mercado o intermediarios
- Ventajas: tiempo de adaptación reducido, actualizaciones regulatorias gestionadas por el proveedor.
- Riesgos: dependencia del proveedor y costes recurrentes.
- Recomendación: buena opción para pymes y para empresas que prefieren externalizar la complejidad; evalúa proveedores que ofrezcan conectores VeriFactu certificados o compatibles.
Ejemplos prácticos y casos de uso
- Caso 1 Empresa pequeña con ERP legacy: añadir un módulo SIF que exporte registros en el formato requerido, implemente firmas y envíe resúmenes a un intermediario que gestione la entrega a la AEAT.
- Caso 2 SaaS contable: crear endpoints que expongan el historial inmutable de facturación y añadir un plan de pruebas de interoperabilidad con la AEAT; ofrecer a clientes tools de auto-adaptación.
- Caso 3 Plataforma marketplace: centralizar emisión y validación en la plataforma; delimitar responsabilidades contractuales con vendedores y compradores para conservar trazabilidad de operaciones y conciliaciones.
Buenas prácticas y checklist final para lanzamiento
- Tener una copia de seguridad inmutable con retención acorde a la normativa.
- Contar con logs inmutables y auditables que permitan reconstruir la pista de auditoría.
- Mantener una política de versión del software visible en cada factura emitida.
- Generar hashes y firmas que permitan verificar integridad de cada documento.
- Tener pruebas automatizadas que cubran flujos de emisión, modificación y anulación.
- Establecer un plan de comunicación para clientes y proveedores sobre el cambio y plazos de adaptación.
Impacto en pymes y recomendaciones estratégicas
- Para muchas pymes, la ley crea y crece para pymes tiene un doble efecto: mejora la posición de negociación frente a clientes grandes y obliga a un salto tecnológico que, a corto plazo, genera costes pero a medio plazo reduce errores y mejora cobros.
- Recomendación estratégica: priorizar soluciones que minimicen la fricción operativa (plugins para ERPs existentes, integradores certificados) y planificar recursos para migración y formación interna.
Conclusión y pasos inmediatos recomendados
- Realiza un autodiagnóstico técnico y organizativo y clasifica riesgos.
- Identifica si tu software puede adaptarse vía módulos o si necesitas un integrador autorizado.
- Implementa un servicio de trazabilidad y pruebas de integridad siguiendo las guías de la AEAT.
- Prueba integraciones con la herramienta oficial o con proveedores certificados antes del despliegue en producción.
- Comunica el cambio a clientes y proveedores y forma al equipo interno sobre los nuevos procedimientos.
La adaptación a VeriFactu y a la Ley Crea y Crece no es solo un requisito legal, es una oportunidad para mejorar controles internos, proteger el negocio frente al fraude y modernizar procesos de cobro y conciliación que impactan directamente en la liquidez y la competitividad