La irrupción de las tecnologías digitales ha acelerado la comunicación entre empresas. Ahora es posible mandar contratos, facturas, recibos, albaranes y todo tipo de documento que se nos ocurra a cualquier persona, en cualquier parte del mundo, y al instante. Pero lo que nos ha dado la inmediatez, también nos ha quitado el factor de seguridad de saber que una persona física o el representante de una persona jurídica ha recibido y aceptado el documento que le hemos enviado.
Saber que el documento ha sido recibido y enviado nos otorga una gran seguridad. Esa factura que enviamos hace tres semanas puede no haber sido recibida y estaremos tomando acción antes de asegurarnos de que la han empezado a tramitar. Con la enorme presencia de las tecnologías en las empresas que operan a una mayor nivel que hace unas décadas, se están estandarizando los software de firma electrónica para garantizar la integridad y seguridad de los contratos, facturas y demás documentación que enviemos.
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Por qué firmamos documentos en primer lugar
¿Por qué es necesario firmar siquiera? Es una pregunta que muchas personas se hacen y no entienden la necesidad de que una pequeña escritura humana esté en un documento. La necesidad de firmar es para asegurarse de que un documento con un mensaje destinado a una persona haya sido recibida y aceptada por un humano y no dejada en un buzón. Es por esto por lo que se hacen envíos de mensajería y paquetería certificados.
Citaciones judiciales, notificaciones de la Agencia Tributaria, contratos de arrendamiento, facturas… son todos documentos sensibles con información que puede ser importante y una firma es de los pocos métodos para asegurar que han sido entregados y aceptados. Pero en el mundo digital, con cada vez más transacciones y documentos digitales, firmar un documento recibido no es fácil.
Simplificando el firmar en un documento digital
Una forma de tener un documento firmado digital implica tener a nuestra disposición un escáner, o un móvil que permita sacar documentos en formato PDF de un documento físico. Y si nos lo envían y queremos firmarlo, debemos imprimirlo primero. Son muchos pasos para simplemente poner una firma para asegurar que está recibido y conforme.
Pero todo problema da lugar a alguna solución y por ello tenemos varios software de firma digital. Algunos son tan sencillos que funcionan simplemente a través del navegador y se integran perfectamente dentro de muchos software de gestión de empresas, o ERPs; mediante su API.
Este sistema es mucho más fiable que simplemente poner un botón de estar conforme con el documento, puesto que existen bots que se dedican a fingir ser humanos y pulsando en esos botones. Al requerir de un trazo dibujado mediante el ratón o una tableta digitalizadora, se reducen enormemente las posibilidades de que la firma haya podido ser hecha mediante un bot. Así, con este software de firma digital nos aseguramos de que al menos un humano ha recibido el documento, lo ha abierto y lo ha aceptado.
Tipos de firma digital
- Firma electrónica simple: Un proceso simple para asegurarse de que un humano ha recibido un documento. Mediante un click o un SMS, se asegura que el receptor es humano. Como su nombre indica, es simple y sencillo, pero no nos asegura que una persona en concreto ha recibido el documento.
- Firma electrónica avanzada con biometría: Al recibir el documento que debe de ser aceptado, el receptor tendrá que simular firmar en un recuadro como si firmara en un papel. Con esto se asegura de que una persona ha recibido el documento y que se trata de una persona en concreto. Este método puede ser tomado en cuenta en un proceso mediante el peritaje caligráfico.
- Firma electrónica avanzada con certificado digital: Mediante un certificado digital expedido por un software de firma electrónica de terceros, se firma un documento para asegurar mediante dicho certificado, que una persona en concreto es la que ha firmado el documento. Esta opción da mucha más seguridad, pero requiere de tener instalado un software ajeno y que sea compatible con el documento y que cumpla con los protocolos y regulaciones de privacidad.
Por qué una empresa debe adoptar la firma digital
Gracias a la digitalización, podemos almacenar lo que antes eran estanterías llenas de documentos ordenados de forma manual y con posibilidad de error humano, en un disco duro protegido. Toda documentación en una empresa es importante, desde la más pequeña factura o historial de fichado de horarios hasta las nóminas, firma de concesión de días de vacaciones, o contratos con clientes.
Que todas ellas tengan una firma digital que asegure su integridad, ya sea mediante una plataforma local o una en línea, les dará la validez para presentarla en posibles disputas judiciales, o para asegurar que se ha entregado y cumplido con lo que especifica en un contrato. Todo tipo de empresa que preste servicios, debe de tratar de adoptar un software de firma digital para poder asegurar todos sus documentos digitales.
El hecho de poder pasar de forma segura al formato digital estanterías y archivos a un NAS local en el que estén todos los documentos ordenados permite no tener que dedicar estanterías físicas a ficheros con posibilidad de estar desorganizados o ser destruidos o robados. Ocupando menos espacio, se podrá disponer de más espacio en el local u oficina, con posibilidad de desplazarse a un local más pequeño y asequible o poder dar más espacio a los empleados. Y esto, por pequeño que parezca, puede afectar tanto a pequeñas como a grandes empresas.
El hecho de estar digitalizados, pero con una firma electrónica mediante un software certificado, nos permitirá poder consultar los documentos rápidamente, sin la posibilidad de que tener que esperar a que otra persona los deje de consultar, y con menos posibilidades de pérdida. Con el añadido de las copias de seguridad que podamos efectuar, tendremos nuestros documentos bien seguros y certificados.