Cómo adaptar tu software de facturación a VeriFactu y a la Ley Crea y Crece

En este artículo analizarás, paso a paso, cómo preparar tu software de facturación y tu ERP para cumplir con VeriFactu y con la norma conocida como Ley Crea y Crece para pymes, qué implicaciones técnicas y organizativas tiene la transición, y por qué la existencia de una ley antifraude y medidas como el fichaje obligatorio son relevantes para la salud fiscal y operativa de las empresas.

Resumen ejecutivo

• Objetivo: guiar a responsables técnicos y gestores de pymes en la adaptación de sus sistemas de facturación al nuevo marco legal y técnico (VeriFactu y Ley Crea y Crece).
• Resultado esperado: un plan de trabajo con prioridades técnicas, cambios funcionales, pruebas, y recomendaciones de despliegue.

Contexto legal y técnico esencial

Qué es VeriFactu

VeriFactu designa el conjunto de requisitos técnicos y operativos definidos para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) con el objetivo de garantizar la integridad, trazabilidad y autenticidad de las facturas emitidas y recibidas por empresas y autónomos en España.

La Agencia Tributaria mantiene documentación técnica, herramientas y guías oficiales sobre VeriFactu y los SIF, incluyendo una aplicación de consulta y asistencia para el cumplimiento técnico y el intercambio seguro de registros.

Qué es la Ley Crea y Crece

La Ley Crea y Crece impulsa la digitalización de las relaciones comerciales entre empresas y autónomos estableciendo la obligación de emitir y, en algunos casos, recibir facturas en formato electrónico, con plazos escalonados según volumen y obligaciones específicas pensadas para favorecer la liquidez y reducir la morosidad en las pymes.

La Ley Antifraude complementa estos desarrollos imponiendo requisitos sobre la trazabilidad y registro de facturas y programas de facturación para reducir el fraude fiscal; VeriFactu deriva directamente de esa voluntad regulatoria para asegurar controles técnicos sobre los SIF.

Fichaje obligatorio y su relación con la facturación

El registro horario obligatorio (fichaje) forma parte del paquete normativo que busca mayor trazabilidad en la gestión empresarial y en el uso del tiempo de trabajo; aunque es una normativa laboral, comparte la lógica de transparencia y registro que sustenta la Ley Antifraude y los sistemas de facturación verificable.

Por qué importa una ley antifraude y la digitalización de facturas

• Transparencia fiscal y menor economía sumergida: La integración de estándares técnicos reduce oportunidades para modificar registros contables y facilita la detección de inconsistencias por parte de la Administración.
• Mejoras en tesorería y reducción de morosidad: La obligación de facturación electrónica entre empresas acorta tiempos administrativos y facilita procesos de conciliación y cobro, objetivo central de la Ley Crea y Crece para pymes.
• Seguridad jurídica y automatización: Sistemas que garantizan integridad y firma, respaldan procesos legales y permiten automatizar cumplimientos tributarios evitando sanciones por falta de conservación o alteración de registros.
• Cultura de cumplimiento: Fichaje, facturación electrónica y verificación técnica fomentan controles internos y prácticas empresariales orientadas a la trazabilidad y la auditoría interna.

Diagnóstico previo y checklist técnico antes de empezar

Antes de modificar código o adquirir servicios, realiza un autodiagnóstico de tu situación actual. Evalúa estos elementos y priorízalos según riesgo y esfuerzo.

• Inventario de sistemas: lista de módulos, APIs, RFCs y puntos de emisión de facturas.
• Formatos actuales: tipos de documentos (XML, PDF, EDI), esquemas de datos y metadatos.
• Integraciones con terceros: bancos, plataformas de cobro, marketplaces, software contable externo.
• Requerimientos no funcionales: disponibilidad, cifrado en tránsito y reposo, trazabilidad de eventos.
• Gobernanza y control de cambios: quién firma cambios, procedimientos de despliegue, rollback.
• Conservación y accesos: políticas de retención y cómo responder a requerimientos de la AEAT.

Clasifica cada elemento como Crítico, Importante, o Conveniente y prepara un roadmap con hitos y responsables.

Pasos concretos para adaptar tu software de facturación

1. Comprender los requisitos funcionales y técnicos

• Incorporar el concepto de registro de facturación verificable: cada invoice debe incluir metadatos que permitan su trazabilidad y comprobación de integridad según los criterios del reglamento y la guía de la AEAT.
• Implementar sellados o firmas digitales y conservar información de eventos relevantes (emisión, modificación, envío, aceptación) con sello temporal cuando sea aplicable.
• Garantizar la imposibilidad de alterar el histórico de facturas o, si hay cambios, registrar claramente las versiones y la razón del cambio.

Cita técnica práctica: revisa la Guía de la AEAT sobre SIF y VeriFactu para conocer las especificaciones de los registros y el plan de pruebas recomendado.

2. Arquitectura y diseño del sistema

• Diseña una capa de abstracción para la facturación que separe: generación de documentos, persistencia, transporte a terceros (clientes, administraciones) y registros de auditoría.
• Añade un servicio de trazabilidad que registre eventos inmutables (append-only) en una base de datos optimizada para consultas forenses.
• Evalúa el almacenamiento en formatos abiertos y estandarizados (por ejemplo XML JSON con schemas oficiales) para facilitar interoperabilidad con proveedores y con la AEAT.

3. Cambios en la emisión y recepción de facturas

• Emisión: incluye en la factura los metadatos exigidos (identificadores únicos, hashes, fecha y hora de emisión, referencia de software de facturación y su versión) y genera una prueba de integridad digital.
• Recepción: valida la integridad y el origen de facturas entrantes; implementa filtros automáticos para descartar facturas con firma inválida o con metadatos inconsistentes.
• Conectores: incorpora adaptadores para consumir las API oficiales o pasar por intermediarios autorizados cuando se requiera.

4. Integración con la AEAT y herramientas de terceros

• Prueba la interoperabilidad con la aplicación gratuita o con APIs que la AEAT publique para consultar registros y validar envíos.
• Valora soluciones de mercado (APIs de integradores como Wolters Kluwer, Conectia o proveedores SaaS que ya ofrecen adaptaciones a VeriFactu) para acortar tiempo de cumplimiento y externalizar mantenimiento de la capa regulatoria.

5. Seguridad y cumplimiento de datos

• Cifra datos sensibles en reposo y en tránsito; aplica control de accesos basado en roles y auditoría detallada de accesos y cambios.
• Implementa mecanismos de backup inmutables y verifica periodicamente la capacidad de restauración de registros con integridad intacta.
• Mantén un inventario de dependencias y parches de seguridad para evitar vulnerabilidades que permitan manipular registros.

6. Pruebas, validación y despliegue

• Define una batería de pruebas funcionales y de integración para cubrir: emisión, modificación, anulación, exportación de registros y consulta ante la AEAT.
• Realiza pruebas de carga para validar escalabilidad y latencia al generar o enviar grandes volúmenes de facturas.
• Implementa un entorno de staging que replique la interacción con la AEAT o con los integradores y ejecuta pruebas de extremo a extremo antes de producción.

Requerimientos organizativos y procesos operativos

• Documenta y comunica los cambios al equipo contable y comercial; forma a responsables en procedimientos de emisión, validación y conservación.
• Revisa contratos con clientes y proveedores para acordar formatos y canales de intercambio de facturas electrónicas.
• Establece SLAs internos para emisión, respuesta a incidencias y entrega de registros ante inspecciones fiscales.
• Define responsables legales y técnicos para responder consultas de la AEAT sobre la integridad de los SIF.

Opciones de implementación: desarrollar vs integrar

Desarrollar internamente

• Ventajas: control total y adaptaciones específicas al negocio.
• Riesgos: coste de desarrollo y mantenimiento, necesidad de experto legal-tecnológico para mantener conformidad.
• Recomendación: viable para empresas con equipos técnicos maduros y volumen de facturación alto.

Integrar soluciones de mercado o intermediarios

• Ventajas: tiempo de adaptación reducido, actualizaciones regulatorias gestionadas por el proveedor.
• Riesgos: dependencia del proveedor y costes recurrentes.
• Recomendación: buena opción para pymes y para empresas que prefieren externalizar la complejidad; evalúa proveedores que ofrezcan conectores VeriFactu certificados o compatibles.

Ejemplos prácticos y casos de uso

• Caso 1 Empresa pequeña con ERP legacy: añadir un módulo SIF que exporte registros en el formato requerido, implemente firmas y envíe resúmenes a un intermediario que gestione la entrega a la AEAT.
• Caso 2 SaaS contable: crear endpoints que expongan el historial inmutable de facturación y añadir un plan de pruebas de interoperabilidad con la AEAT; ofrecer a clientes tools de auto-adaptación.
• Caso 3 Plataforma marketplace: centralizar emisión y validación en la plataforma; delimitar responsabilidades contractuales con vendedores y compradores para conservar trazabilidad de operaciones y conciliaciones.

Buenas prácticas y checklist final para lanzamiento

• Tener una copia de seguridad inmutable con retención acorde a la normativa.
• Contar con logs inmutables y auditables que permitan reconstruir la pista de auditoría.
• Mantener una política de versión del software visible en cada factura emitida.
• Generar hashes y firmas que permitan verificar integridad de cada documento.
• Tener pruebas automatizadas que cubran flujos de emisión, modificación y anulación.
• Establecer un plan de comunicación para clientes y proveedores sobre el cambio y plazos de adaptación.

Impacto en pymes y recomendaciones estratégicas

• Para muchas pymes, la ley crea y crece para pymes tiene un doble efecto: mejora la posición de negociación frente a clientes grandes y obliga a un salto tecnológico que, a corto plazo, genera costes pero a medio plazo reduce errores y mejora cobros.
• Recomendación estratégica: priorizar soluciones que minimicen la fricción operativa (plugins para ERPs existentes, integradores certificados) y planificar recursos para migración y formación interna.

Conclusión y pasos inmediatos recomendados

1. Realiza un autodiagnóstico técnico y organizativo y clasifica riesgos.
2. Identifica si tu software puede adaptarse vía módulos o si necesitas un integrador autorizado.
3. Implementa un servicio de trazabilidad y pruebas de integridad siguiendo las guías de la AEAT.
4. Prueba integraciones con la herramienta oficial o con proveedores certificados antes del despliegue en producción.
5. Comunica el cambio a clientes y proveedores y forma al equipo interno sobre los nuevos procedimientos.

La adaptación a VeriFactu y a la Ley Crea y Crece no es solo un requisito legal, es una oportunidad para mejorar controles internos, proteger el negocio frente al fraude y modernizar procesos de cobro y conciliación que impactan directamente en la liquidez y la competitividad